docusignは電子署名ツールで世界一のシェアを誇るサービスです。
今回はドキュサインのご紹介と使い方を解説します。
コスト削減・業務効率化にとても役に立つツールで
無料での使用もできるので、ご興味のある方はお試ししてみてくださいね。
docusign ドキュサインとは？
アメリカの企業docusign社（ドキュサイン）が提供する電子署名のサービスです。
電子署名サービスとして世界No.1のシェアを誇り（2020年4月時点：世界35万社）、現在注目されている企業の一つです。
電子署名の方法とメリット
電子署名とは、文書などの電子ファイルに電子的（デジタル）で署名や印象を押す機能です。
紙の文書における印章やサインに相当する役割を果たしており、
もちろん法的な効力もあります。
日常業務の中では、契約書や文書に双方の署名が必要な場面がありますよね。
でも、これって、とても手間のかかる作業ですよね。
文書を作って、印刷して、双方が確認をして、
印紙を貼って記名捺印をして受領・保管をする。
離れたところにいる相手の場合は
郵送して記入してもらい、さらに返送してもらい、受け取る
という手間と時間・コストがかかります。
これが電子ファイル上で可能になれば、とても手間や時間・コストを削減することができます。
それが「電子署名」です。
docusignには無料・有料のプランがあり、電子署名だけであれば無料で署名することができます。
有料プランではさらに
ドキュサインの使い方
アカウント作成
まず、アカウントを作成します。
公式サイトからアカウント作成のページに移動します。
名前とメールアドレスを入力すると、確認画面になります。
Eメールに”Action Required – Activate Your DocuSign Account”
というメールが届きますので、アクティベートをクリックしてください。
アカウントがアクティブになります。
パスワードを設定して、手続きは完了です。
署名方法
署名を行いたい文書をアップロードします。
文書を送信したい相手のメールアドレスを入力します。
アップロードした文書が開かれます。
署名を入れたい場所を選び、左側のツールバーから
「署名」
を選択して、入れたい場所をクリックすると署名のボックスが挿入されます。
場所を選択したら、確認画面に移動します。
メールを送る相手と、メールのメッセージを入力します。
最終確認画面では再び文書が表示されます。
署名を選ぶ画面になります。
先ほど設定した「署名」ボックスをクリックすると、署名の入力画面になります。
署名を入力し終えたら完了を押すとメールが送信されます。
あなたのメールボックスには「送信が完了しました」
という通知が来ます。
このメールから
「完了済みの文書を表示」
をクリックすると、サイトに移動します。
先ほどの文書が表示されますので、署名が正しいことを確認しましょう。
署名された文書はPDFでのダウンロードや印刷が可能です。
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ドキュサインとクラウドサインの比較
ドキュサインのデメリット
日本語のサポート体制
もともとアメリカの企業ですので、日本語に対応しきれていない部分があります。
もし「日本人が作った、日本語のサポートがよい」という場合は
「クラウドサイン」や
「GMO電子印鑑Agree」
がおすすめです。
料金はプランによって異なる
料金プランは使用する人数単位での利用料となりますので、
小規模であればコストが安いかもしれませんが、
ある程度大きな規模になった場合はクラウドサインやGMOAgreeの方が安い場合があります。
（最新の価格は公式サイトにてご確認ください）
ドキュサインのメリット
便利なアプリもあり
無料のモバイル版のアプリもあります。
（iPad、iPhone、Androidデバイス、Windows 8、Windows 10、およびWindows Phoneデバイスで利用可能）
相手はアプリのダウンロード不要で使用可能で、署名や捺印をすることが可能です。
これにより
・100%ペーパーレス化可能
・印刷・郵送の手間と時間・コスト節約
につながります。
紙での署名捺印は本当に時間と労力のかかる作業ですので、この部分が電子化されると非常に助かりますね。
（郵送・紙コストはおろか従業員の人件費すら節約できてしまいます）
docusignはGoogle docでも使える
Googledocを開き、「アドオン」で追加します。
「docusign」で検索して追加しましょう。
アプリによる変更を許可します。
もしドキュサインのアカウントがなければ無料で作ることができます。
文書作成が終わったら、ドキュサインから署名をすることができます。
署名をする人数を選択し、署名の記入・確認を行い保存することができます。
Wordでもアップロードできる
他社のサービスによってはPDFしかアップロードできないものもありますが、
ドキュサインではWordもアップロードすることができます。
まとめ
今回は電子署名サービス「ドキュサイン」のご紹介をしました。
無料でも機能が充実しており、使いやすいアプリです。
テレワークや業務効率化・コスト削減に役に立つツールです。
モバイルアプリやGoogledocとの連携もあります。
よろしければお試ししてみてくださいね。
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