今回はMicrosoft Teams(マイクロソフト チームズ)のメンションの使い方を解説します。
メンションとは個人や複数メンバーにメッセージを送る機能です。
送信相手をうまく選ぶと作業効率化につながります。
一括送信なので気を付けたい部分についても解説しています。
Microsoft Teamsのメンションとは？
メンション（@mention）とはメンバーに直接通知を送る機能です。
TeamsやOutlookで利用することができ、相手の注意をむけてもらう機能です。
チャットメッセージの本文中やコメントの文章で、ユーザー名やグループ名の前に「@マーク」をつけて投稿すると、
チームのメンバー個人あるいは全員、特定のチャネルに直接通知が送られます。
相手のメールやアプリに通知が届くのでメッセージに気付きやすくなります。
重要な連絡や、緊急の連絡をしたい場合に特に役立つ機能です。
読まれなかったチャットはそのまま流れて行ってしまいます。
メンションを使うと、特定の個人やチーム全員、チャネルに参加している全員に通知を送ることができます。
重要な内容や急ぎの要件を見逃しにくくなるメリットがあります。
Teams(チームズ)のメンションの使い方
Teamsのメンションには以下の3種類があります。
・チーム全員（全体）に対するメンション
・チャネルを登録しているメンバー全体に対するメンション
Microsoft Teamsの中のグループ単位である「チーム」と、
さらにその中の小グループ単位である「チャネル」を選んで、メンバーに対して通知を送ることができます。
個人にメンションを送信する方法
PCでの方法
特定の個人にメンションを送る場合は、
『@ + ユーザー名(またはメールアドレス)』を入力します。
例：@山田太郎
すると候補が表示されるので、クリックして選択します。
もしくは「@」を入力するだけでもチャンネルに登録しているメンバーが候補として自動で表示されます。
その中から通知を送りたい相手を選ぶことも可能です。
メッセージを入力してエンターキーを押すと送信できます。
スマホでの方法
新しい投稿を選択します。
投稿欄に「＠（アットマーク）」を入力すると候補者の一覧が表示されます。
送りたい相手を選択してメッセージを送ります。
相手の名前の最初の文字を@マークのあとに入力すると早く選ぶことができます。
メッセージを入力して投稿すればメンションした相手に通知が直接届きます。
メンション（@マーク＋ユーザー名）はメッセージの途中や最後に挿入することも可能なので、最後にメンションを追加することも可能です。
例：了解しました。@山田太郎
teamsでメンションを複数人に送る方法
複数人数にメンションする方法
方法は一人の場合と同じように「@＋名前」を続けて入力します。
それぞれの間にスペースを空けましょう。
例：@山田太郎 @鈴木花子
Teams メンションを全員（チャネル全体）に送る方法
@channel と入力すると、チャネルの一覧が表示されます。
「@チャネル」（日本語カタカナ）や「@チャネル名」と入力してもチャネルの候補が表示されます。
メンションを送信したいチャネルを選び、メッセージを送信すると、
そのチャネルをお気に入りに登録している全員に通知されます。
「@チャンネル」と「ン」が入っていたり「＠ちゃねる」（ひらがな）では表示されませんのでご注意ください。
Teamsのメンションをチーム全体に送る方法
@team と入力すると、チームの候補が表示されます。
「@チーム」（カタカナ）や「@（チーム名）」でも候補が表示されます。
ここで選択したチームの全員に対してメッセージが送られます。
メンション機能が反応している場合は@teamと太字になり、候補が表示されます。
@teamsで一致する候補がない場合は「一致するものが見つかりませんでした」
という表示が出ます。
スマホで全員にメンションできない場合の対策
2020年4月の時点ではスマホのアプリで「@team」と入力しても、チームが候補に表示されません。
この場合は「@チーム」と日本語）カタカナ
「@チーム名」で入力するとチーム候補が表示されます。
Teamsの使い方：メンションの使いこなし
Teamsで改行する方法（メンション）
メンションのメッセージで改行するには
「シフトキー」＋「Enterキー」
を押します。
メンションの通知設定
メンションの通知設定を変更することができます。
管理者によるチームの設定
左側のチームのバーから「チームの管理」を選択します。
「設定」で
@チームまたは @ を使用してメンションを行うオプションをメンバーに表示する (これによりチームの全員に通知が送信されます)
@チャネルまたは @[channel name] を使用してメンションを行うオプションをメンバーに提供します。これにより、メンションされたチャネルを自分のチャネル一覧に表示したことがあるすべてのユーザーに通知が送信されます。
のボックスにチェックを入れておきましょう。
個人の設定
Web版では右上の3つの点（…）、スマホ版では左上の三本線（三）の「設定」メニューから「通知」を選択してください。
「メンション」の項目があるので、通知方法を選択をすることができます。
通知方法は「バナーとフィード」「フィードのみ」「オフ」から選択することができます。
「オフ」にしてしまうと、通知に気づきにくくなってしまうので、ご自身にとって確認しやすい方法に設定しておくと良いでしょう。
メンションのメリット
緊急や重要な要件に気づきやすい
外出中や別の業務でリアルタイムにチャットを見られない場合も、重要な話題を後から確認することができます。
また、メッセージのやり取りの中で
「これは重要だ」
という内容が発生した場合も、他のメンバーにメンションを付けて送信することでシェアすることができます。
また、締め切りのリマインダーなどを気づきやすいように通知してもらうと、後から確認する作業が楽になります。
メンションのデメリット
使いすぎると重要視されなくなる
特にチャネルやチーム全体へのメンション（@channelや@team）は、あまり頻繁に使うと通知が多くなりすぎてしまいます。
・業務の流れが悪くなる
・本当に重要性や緊急度の高い案件なのかわかりにくくなる
といった可能性があります。
「オオカミ少年」のような事態になってしまうかもしれないので、
特定の個人やチャネル向けの内容は対象を正しく絞って使うようにしましょう。
多くの人数に届くメンションは、全体に通知が必要な時に使用するようにしましょう。
使っていい場面、範囲を文書で定めてマニュアル作成しておくと便利です。
例：
・全体に通知が必要な内容はメンションで一斉通知
重要な予定、会議やイベントなどの通知
・会議やイベントへの出欠確認・リマインダーも重要なのでメンションで
・領収書やシフト希望などの締め切りのリマインダーもチャネルやチームでメンションで一括送信
・来客予定なども必要なチャネルに対しメンションで一括
・急ぎの案件もメンションをつける
・個人的な連絡は個人あてのメッセージ
・特定の相手への質問は全体に送信するか判断してメンションを利用
・チャットの確認はメンションがついたものだけを確認する
などです。
たとえば
「会議があることは広くみんなに知っておいてほしいけれど、出欠連絡はその中の特定の人だけでよい」
という場合は、連絡を欲しい人だけにメンションを送ることができます。
また、チャットの会話の中には「自分には必要ない・関係ない」話題が含まれることもあるので、すべてをチェックすることは効率的とは言えません。
必要な内容のみメンションを付けて送信してもらえれば、見逃すリスクも低くなります。
Teams使いこなしの本はこちらです。
マイクロソフト公式サイトはこちら
メンションを他のOffice365で使う場合
Outlookでのメンションの使い方
Outlookでもメンションを使うことができます。
Teamsの場合と同じように「@ユーザー名」でメッセージを送ると、メンションを送信することが可能です。
＠（メンション）がつけられた名前は強調して表示されます。
メールを送る相手は多いけれども返信が必要なのはその中の一部だけといった場合に便利です。
まとめ
Teamsの機能の一つ、メンションについて解説しました。
重要な通知を知らせてもらったり、急ぎの案件にスピーディーに対応することができます。
また、チャット上のすべてのメッセージをチェックするのではなく、メンションがついたものだけを確認するといった形で作業効率化にもつながります。
便利に活用して作業効率化につなげていってくださいね。
こちらの記事も読まれています。
コメント